Kalkulace ceny se liší podle typu produktu (MICE turismus), podle obchodů (skupiny, nebo FIT free independent travel), podle směru obchodu (výjezdový, příjezdový a domácí zájezd).

Cena zájezdu se skládá ze souhrnu cen zprostředkovaných (nakoupených) služeb fakturovaných dodavateli podle platných smluv a cen vlastních služeb. Převážná část služeb v zájezdu je nakoupená od dodavatelů, o vlastní služby se jedná pouze tehdy, je – li např. doprava ve vlastnictví cestovní kanceláře.

Náklady živé a zhmotněné práce, které vznikají v CK s organizačně - technickým zabezpečením zájezdové činnosti, se v ceně vyjadřují ve formě přirážky CK (marže). Jejím účelem je vytvoření zdroje na pokrytí vlastních nákladů (náklady na propagaci, mzdy zaměstnanců, spoje, pronájem místnosti, elektřina…) a vytvoření určitého zisku. U všech zájezdů se připočítává přirážka, která činí obvykle 15-30% z ceny všech zajišťovaných služeb.

Pro kalkulaci jakéhokoliv produktu a zejména u kalkulace skupinových akcí (zájezdy) a MICE (kongresy a konference) je podstatné rozlišení nákladů na fixní a variabilní. Fixní náklady jsou společné náklady bez ohledu na počet účastníků. Na jednoho účastníka se rozpočítávají dělením. Jsou to především náklady na dopravu autokarem, speciálním letadlem, na průvodce, náklady na ubytování v případě garantovaných smluv, náklady na akce za pevné ceny a kurzovní riziko.

Variabilní náklady se dají stanovit přímo na jednotlivé účastníky a cestovní kancelář hradí jen za skutečné klienty. Jsou to náklady na stravování, ubytování v případě opčních smluv, vstupné do památkových objektů, apod.

Riziko z neobsazení představuje určitý procentní podíl z plánovaného počtu účastníků (maximální možný počet klientů), který se možná zájezdu nezúčastní a plánovaný počet se pak změní na kalkulovaný počet. CK kalkulují riziko zhruba ve výši 20% z pevně objednaných - fixních cen služeb. Z těchto pevných cen sama CK toto riziko nese a CK se tak zabezpečuje před případným neobsazením plánovaných míst.

Jedná se o prvek podnikatelské úvahy a technicky znamená počet míst, která budou s vysokou pravděpodobností prodána a na něž jsou rozpočítávány celkové náklady.

Ceny zájezdů a pobytů se tvoří kalkulačním způsobem. Pro všechny druhy zájezdů a pobytů (domácí i zahraniční) se uplatňuje dvojstupňová kalkulace a to předběžná a výsledná, které musí být obsahově a formálně porovnatelné.

Výsledná cena bude zjištěna až po realizaci zájezdu, popř. na konci sezony u pobytových zájezdů.

Sestavuje se pro standardní i forfaitové zájezdy. Vyhotovuje se na základě cen uvedených ve smlouvách s obchodními partnery a marže a stanoví předpokládané náklady. Výsledkem kalkulace je nabízená katalogová cena.

Bere se do úvahy výpočet rizika neobsazení (tj. plánovaný a kalkulovaný počet účastníků), v zahraničním cestovním ruchu používané kurzy cizích měn ve tvaru kurz ČNB dne kalkulace + - určité procento na kurzové rozdíly.

U pobytových zájezdů, u kterých se nemění kvalita a rozsah služeb, se vyhotovuje pouze jeden kalkulační list, na kterém se uvedou všechny termíny zájezdů. Pro jednotlivé termíny ovšem musíme určit různou cenu.

Sestavuje se za každý uskutečněný poznávací zájezd zvlášť, u seriálu (pobytové zájezdy) až po jeho ukončení na konci sezony. Při vyúčtování zájezdu se bere do úvahy zaúčtování skutečných přímých nákladů na nakoupené služby a tyto se porovnávají s tržbami od zákazníků.