Pro zvýšení využití kapacity leteckých dopravců mají velký význam automatizované systémy rezervování míst v letadlech. Od druhé poloviny 80. let začaly některé velké letecké společnosti vyvíjet tzv. GDS (Globální distribuční systémy). Dnes existují čtyři hlavní světové GDS (Galileo, Amadeus, Sabre a Worldspan). GDS si lze představit jako velkou databázi, ve které jsou obsaženy veškeré letové řády smluvních společností, nabídky hotelů atd., ceny jejich služeb, volné kapacity a podobně. Jednotlivým agenturám je pak na základě smluv s GDS umožněn přístup do daného systému. Agentury tak mohou nabízet služby všech dopravců a dalších subjektů cestovního ruchu spolupracujících s daným GDS.

Systémy GDS jsou financovány poskytovateli služeb cestovního ruchu (především leteckými dopravci), kteří platí za zobrazování svých nabízených služeb a za jednotlivé transakce, při nichž byly prodány jejich služby.

Základem fungování každé letecké společnosti je její profesionální informační systém, který řeší všechny datové procesy a operace a jejich vzájemné propojení. Tento vlastní systém v sobě zahrnuje neustále aktualizovanou databázi všech svých letů, jejich ceny a podmínky, letový jízdní řád, kapacitu letadel a databázi rezervací a zahrnuje proces:

Letenky prodávají

Každá letecká společnost má dnes již vlastní internetové stránky propojeny s jejich informačním systémem (viz výše). Klient si sám hledá na jejich internetových stránkách spojení a cenu pro svou cestu. Rezervační modul na internetových stránkách je propojený s databází letů a jejich rezervacemi. Zákazník pošle požadavek, systém ho porovná s aktuálními daty a pošle zpět odpověď o volných místech a dostupných tarifech. Následně systém nabídne:

Velké letecké společnosti zároveň provozují své vlastní prodejní kanceláře - kamenné pobočky. Tyto své pobočky mají mnohdy i v zahraničí, někdy na letištích, ale většinou v hlavních městech na lukrativních místech.

Klient je v CK (cestovní kanceláři), nebo CA (cestovní agentuře), a chce si koupit letenku. Tito prodejci (zprostředkovatelé) jsou rozděleni do dvou základních kategorií.

IATA jmenované agentury

K tomu, aby bylo možné zajistit, že distribuce leteckých přepravních dokladů je zajišťována agenturami, majícími odpovídající odbornou úroveň i finanční zodpovědnost a stabilitu, byl v rámci organizace IATA vytvořen systém tzv. IATA accredited agency – IATA jmenované agentury.

IATA agenturou se může stát pouze CK nebo CA, která projde akreditačním procesem. IATA stanovila celou řadu technických, organizačních a ekonomických podmínek, za nichž mohou být agentury prodávající leteckou přepravu schváleny jako IATA agentury. Dodržování těchto podmínek je přísně kontrolované a v případě porušení může dojít až k odejmutí akreditace.

Tímto se však agentury nestávají členy společnosti IATA, členy jsou pouze letecké společnosti. Letecké společnosti mají u IATA schválených agentur vyšší záruku kvality a finanční spolehlivosti. Tyto agentury pak uskutečňují vyúčtování jimi prodaných letenek s IATA Clearing House.

NON IATA Agentury

Jedná se o všechny ostatní prodejce letenek, kteří mají vždy smlouvu s IATA agenturou, pro kterou letenky prodávají. IATA agentura většinou svým prodejcům, tj. NON IATA agenturám nabízí:

Pro představu uvádíme „okna“ z globálních distribučních systémů Amadeus a Galileo. Jedná se o náhledy dostupnosti letů mezi Prahou a Londýnem v určitém dni. Obrázek č. 4 je ze systému Amadeus a obrázek č. 5 je to samé, jen ze systému Galileo. Na těchto obrazovkách pak pracovníci agentury mohou vidět nejen časy, ale také obsazenost jednotlivých letů.

Cestující je oprávněn k letu pouze s platnou letenkou. Letenka + zavazadlový lístek jsou z právního hlediska smlouvou mezi cestujícím a leteckou společností. Letenky vystavují a prodávají letecké společnosti a tzv. IATA agentury. Všechny ostatní, tzv. NON IATA agentury berou od klientů objednávky a letenky kupují přes IATA agentury.

Letenky jsou vystaveny na jméno a jsou nepřenosné. Každý cestující, včetně dětí do 2 let (infanti), musí mít vlastní letenku. Platnost letenky je určena použitým tarifem. Letenka bez rezervace platí 1 rok od data vystavení. V současné době se již letenky přímo netisknou, ale používají se tzv. elektronické letenky, což je vlastně potvrzení o zaplacení a natrasování daného letu. Jsou zde základní informace o dopravci, čísle letu, místech přestupu a další.

Po odbavení dostává cestující tzv. palubní lístek

Tisk letenek ovšem prodražoval cenu letenky, proto dnes již klienti obdrží pouze elektronickou letenku. Klient vidí čísla letů, časy přestupů a především je zde potvrzovací číslo jeho letu.

K této elektronické letence obdrží klient plán letu.